Wśród licznych kategorii świadczeń wpływających na wysokość należnego podatku VAT znajduje się branża gastronomiczna, obejmująca między innymi usługi cateringowe. Z perspektywy wielu firm niekiedy pojawia się pytanie o to, jak klasyfikować zakup cateringu i czy istnieją warunki pozwalające na odliczenie naliczonego podatku w związku z tego rodzaju wydatkiem. Ustalenie szczegółowych zasad w dużej mierze zależy od obowiązujących przepisów prawnych oraz od rzeczywistego przeznaczenia oferowanej usługi.
W obrocie gospodarczym w Polsce powszechny jest podatek od towarów i usług, powszechnie określany jako VAT. Jego konstrukcja opiera się na kilku stawkach podatkowych, które stosuje się w zależności od charakteru sprzedawanego dobra bądź wykonywanej usługi. Główną stawką jest 23%, jednak w określonych sytuacjach możliwe jest zastosowanie stawek preferencyjnych, przykładowo 8% czy 5%. Jednocześnie kluczową zasadą podatku VAT pozostaje prawo do odliczenia naliczonej kwoty podatku u przedsiębiorców działających w charakterze podatnika VAT czynnego. Przysługuje ono wtedy, gdy zakupione towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i pozostają w bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Usługa cateringowa to forma świadczenia gastronomicznego, polegająca na dostarczaniu gotowych posiłków i napojów w określone miejsce lub także na zapewnieniu odpowiedniej obsługi kelnerskiej. W ustawie o podatku od towarów i usług wyodrębnia się świadczenie usług restauracyjnych oraz usług dostarczania gotowych dań, które w pewnych okolicznościach mogą być traktowane na gruncie VAT jako świadczenia opodatkowane obniżoną stawką, a czasem podstawową. Aby rozstrzygnąć poprawną kwalifikację, należy uwzględnić, czy dana usługa cateringowa obejmuje przede wszystkim dostarczenie gotowych potraw, czy być może w rzeczywistości polega na szerszym wsparciu eventu, którego element stanowi także obsługa gastronomiczna.
Od strony podatkowej można spotkać się z odmiennym traktowaniem usługi cateringowej w zależności od tego, czy ma ona charakter zbliżony do usługi restauracyjnej, czy raczej wyłącznie sprowadza się do dostarczenia posiłków. Często spotykaną stawką przy usługach gastronomicznych jest 8%, jednak nie w każdej sytuacji będzie to właściwa klasyfikacja. Zależy to między innymi od zakresu usługi, jej formy, ewentualnego zapewniania dodatkowej infrastruktury czy personelu obsługującego gości.
W wielu przypadkach przedsiębiorcy chcieliby wliczyć koszt nabytego cateringu do swoich rozliczeń podatkowych, aby poprawnie pomniejszyć zobowiązanie podatkowe w VAT. Zgodnie z podstawowymi zasadami ustawy o podatku od towarów i usług, podatnik zyskuje prawo do odliczenia VAT, jeśli towary lub usługi zostały zakupione w celach związanych bezpośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą. W przypadku usługi cateringowej trzeba wykazać, że jest ona niezbędna do prowadzenia czynności opodatkowanych, co może oznaczać obsługę konferencji dla kontrahentów lub zapewnienie posiłków podczas spotkania biznesowego.
Z perspektywy rozliczeń przedsiębiorstw, catering przeznaczony do zapewnienia wygody kontrahentów czy pracowników podczas konkretnego wydarzenia, takiego jak konferencja czy szkolenie, jest postrzegany jako element konieczny do sprawnego przeprowadzenia przedsięwzięcia. W takich okolicznościach istnieją argumenty za możliwością zaliczenia takich wydatków do kosztów podatkowych, o ile spełniają ustawowe kryteria. Równocześnie pojawia się kwestia związana z prawem do odliczenia VAT naliczonego, która dodatkowo wymaga analizy, czy wydatek nie mieści się w kategorii reprezentacji, objętej ograniczeniami. Rozstrzygnięcia zależą od okoliczności faktycznych i charakteru eventu. W przypadku typowych spotkań służbowych, konferencji branżowych, warsztatów dla klientów lub partnerów biznesowych podkreśla się, że bez odpowiedniej oprawy gastronomicznej trudno zapewnić właściwe warunki przebiegu spotkania.
W realiach jednoosobowej działalności gospodarczej interpretacje są zbliżone do reguł rządzących większymi przedsiębiorstwami. Decydując się na usługę cateringową, osoba prowadząca działalność powinna brać pod uwagę, w jakim stopniu posiłek czy poczęstunek służy wykonywaniu czynności opodatkowanych. Kluczowym zagadnieniem jest również ustalenie, czy koszty nabytych usług są niezbędne do funkcjonowania przedsiębiorstwa, czy realizacji kontraktów. Jeżeli na przykład właściciel firmy organizuje szkolenie dla swoich klientów, podczas którego serwowany jest drobny poczęstunek, istnieje uzasadnienie, aby traktować go jako wydatek umożliwiający należyte przeprowadzenie wydarzenia.