W świecie biznesowych spotkań eventów i konferencji - usługa cateringowa stała się nieodłącznym elementem budowania wizerunku i dbania o relacje. Jednak gdy przychodzi czas rozliczeń podatkowych, zaczynają się schody. Kiedy i na jakich zasadach można odliczyć VAT od usługi cateringowej? Odpowiedź na to pytanie można znaleźć w dalszej części niniejszego artykułu.
Usługi cateringowe, w przeciwieństwie do gastronomicznych, mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu oraz umożliwiają odliczenie podatku VAT. Kluczowe jest jednak, aby wydatek był związany z prowadzoną działalnością gospodarczą i odpowiednio udokumentowany. Przykładowo, catering na spotkaniach biznesowych czy szkoleniach dla pracowników może być uznany za koszt firmowy. Warto jednak pamiętać, że wydatki o charakterze reprezentacyjnym, takie jak ekskluzywne przyjęcia, mogą zostać zakwestionowane przez fiskusa.
Usługi cateringowe objęte są różnymi stawkami podatku VAT, które zależą od charakteru świadczonej usługi oraz rodzaju dostarczanych produktów.
Stawka 8% VAT ma zastosowanie do kompleksowych usług cateringowych świadczonych na miejscu, które obejmują nie tylko dostarczenie posiłków, ale także ich przygotowanie, serwowanie oraz obsługę gości. Dotyczy to sytuacji, w których firma cateringowa zapewnia pełną obsługę wydarzenia, w tym wynajem sprzętu gastronomicznego, przygotowanie bufetu czy obsługę kelnerską.
Stawka 5% VAT obowiązuje w przypadku dostawy gotowych posiłków na wynos, bez dodatkowej obsługi na miejscu. Warunkiem zastosowania tej stawki jest brak świadczenia usług dodatkowych, takich jak serwis kelnerski czy przygotowanie potraw na miejscu.
Stawka 23% VAT dotyczy napojów alkoholowych oraz niektórych napojów bezalkoholowych, takich jak kawa, herbata czy napoje gazowane, niezależnie od formy świadczenia usługi cateringowej. Napoje te są traktowane jako oddzielna kategoria produktów i podlegają wyższej stawce VAT.
Prawidłowe określenie stawki VAT dla usług cateringowych wymaga analizy zakresu świadczonej usługi oraz rodzaju dostarczanych produktów. W przypadku wątpliwości dotyczących właściwej stawki VAT warto wystąpić o Wiążącą Informację Stawkową (WIS), która zapewni pewność co do stosowanej stawki podatku.
Catering można wrzucić w koszty firmy, pod warunkiem że jest on powiązany z prowadzoną działalnością gospodarczą i odpowiednio udokumentowany. Zgodnie z przepisami, wydatek ten musi służyć osiąganiu przychodów lub zabezpieczeniu ich źródła – co oznacza, że catering towarzyszący np. spotkaniom z klientami, szkoleniom pracowników, konferencjom czy targom może zostać zakwalifikowany jako koszt uzyskania przychodu. Kluczowe jest tu jednak właściwe udokumentowanie celu wydatku i jego zasadności – faktura VAT, opis wydarzenia, lista uczestników czy agenda mogą stanowić cenne dowody w razie kontroli.
W polskim systemie podatkowym rozróżnia się usługi gastronomiczne i cateringowe, co ma istotne znaczenie dla prawa do odliczenia podatku VAT. Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, przedsiębiorcy nie przysługuje prawo do odliczenia VAT od usług gastronomicznych, czyli takich, które polegają na przygotowaniu i podaniu posiłku w miejscu ich przyrządzenia, np. w restauracji.
Natomiast usługi cateringowe, które polegają na dostarczeniu posiłków do miejsca wskazanego przez klienta, nie są objęte tym ograniczeniem. Oznacza to, że przedsiębiorca może odliczyć VAT od usług cateringowych, pod warunkiem że są one związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Ważne jest, aby prawidłowo sklasyfikować usługę jako cateringową, a nie gastronomiczną, ponieważ tylko wtedy istnieje możliwość odliczenia VAT. Dodatkowo konieczne jest posiadanie odpowiedniej dokumentacji, takiej jak faktura VAT, potwierdzająca związek usługi z działalnością gospodarczą.
Księgowanie usługi cateringowej w firmie, w przypadku gdy przysługuje prawo do odliczenia VAT, powinno odbywać się zgodnie z określonym schematem. Tego typu wydatek należy wprowadzić do systemu księgowego jako fakturę VAT, przechodząc do zakładki “Wydatki”, a następnie “Księgowanie”, “Dodaj” i “Faktura”. W formularzu księgowym należy uzupełnić dane zgodnie z dokumentem zakupu. Usługę cateringową księguje się zazwyczaj w kategorii “Inne wydatki związane z działalnością gospodarczą”. Dobrą praktyką jest również dodanie opisu, np. „usługa cateringowa na spotkanie biznesowe”, co ułatwia identyfikację kosztu w przyszłości. Wprowadzenie faktury w ten sposób powoduje zaksięgowanie wartości netto do kolumny 13 KPiR – Pozostałe wydatki – oraz do rejestru VAT zakupów.
Wydatki na usługi cateringowe mogą być zaliczone do KUP, jednak istnieją określone sytuacje, w których nie można ich uwzględnić w kosztach:
Catering dla właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej - w przypadku jednoosobowej działalności wydatki na catering dla właściciela są traktowane jako osobiste i nie mogą być zaliczone do KUP. Organy podatkowe uznają, że takie wydatki mają charakter konsumpcyjny, niezwiązany bezpośrednio z działalnością gospodarczą.
Catering bez związku z działalnością gospodarczą - wydatki na catering, które nie mają związku z działalnością, nie mogą być zaliczone do KUP. Przykładowo organizacja spotkań towarzyskich czy prywatnych uroczystości z cateringiem nie spełnia warunków do uznania takich wydatków za koszty uzyskania przychodu.
Catering o charakterze reprezentacyjnym - wydatki na catering, których celem jest stworzenie pozytywnego wizerunku firmy, takie jak organizacja wystawnych bankietów czy przyjęć dla kontrahentów, są traktowane jako reprezentacja. Zgodnie z przepisami, koszty reprezentacji nie mogą być zaliczane do KUP.
W przypadku wątpliwości dotyczących kwalifikacji konkretnego wydatku warto skonsultować się z profesjonalnym doradcą, który zapewni fachowe wsparcie.